Privacy policy

1. Doel en toepassingsgebied

QTeam hecht bijzonder veel belang aan de bescherming van de privacy en van persoonsgegevens. Dit beleid legt op transparante wijze uit welke gegevens wij mogen verwerken, voor welke doeleinden, op welke rechtsgrond, met welke ontvangers, hoe lang en welke rechten u kunt uitoefenen.

Dit beleid is met name van toepassing wanneer u de website van QTeam bezoekt, de webshop gebruikt, een account aanmaakt, naar banden of diensten zoekt, een kenteken invoert, een offerte aanvraagt, een afspraak maakt, een bestelling plaatst, een betaling verricht, contact opneemt met QTeam, deelneemt aan een actie of enquête, commerciële berichten ontvangt of gebruikmaakt van de diensten van QTeam in een B2B-, wagenpark-, lease- of assistentiecontext.

2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is de QTeam-entiteit die bevoegd is voor de betreffende dienst of relatie.

Wanneer meerdere QTeam-bedrijven bij dezelfde dienst betrokken zijn, worden hun rollen en verantwoordelijkheden bepaald in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.

Voor vragen over de bescherming van uw persoonsgegevens of om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met QTeam:

QTeam Holding NV
Oostjachtpark 7, 9100 SINT-NIKLAAS
Tel : 0800 93 500
E-mail: privacy@qteam.be

DPO : Philip.Pannier@qteam.be

QTeam zal u, indien nodig, de contactgegevens verstrekken van de entiteit die verantwoordelijk is voor de betreffende verwerking.

3. Welke categorieën gegevens verwerken wij?

3.1 Identificatie- en contactgegevens

• Naam, voornaam en aanspreektitel
• Postadres
• E-mailadres en telefoonnummer
• Communicatietaal
• Inloggegevens en informatie die nodig is voor authenticatie

3.2 Gegevens over het voertuig

• Kenteken
• Merk, model, uitvoering, motorvermogen en datum van eerste registratie
• Chassisnummer / VIN indien nodig
• Afmetingen, specificaties en referentienummers van de banden
• Kilometerstand en technische informatie die nuttig is voor de service
• Onderhoudsgeschiedenis, bandengeschiedenis of servicegeschiedenis, indien beschikbaar

Wanneer u uw kenteken invoert om uw voertuig of compatibele producten te identificeren, kunnen bepaalde kenmerken afkomstig zijn van onze voertuigdatabase. Het kenteken kan worden gekoppeld aan andere informatie waarmee het voertuig en, afhankelijk van de context, de gebruiker of eigenaar ervan kan worden geïdentificeerd. 

3.3 Bestellingen, afspraken en klantrelaties

• Geraadpleegde of bestelde producten en diensten
• Gekozen QTeam-centrum
• Datum en tijdstip van een afspraak
• Geschiedenis van bestellingen, offertes en interventies
• Informatie met betrekking tot levering, montage, garanties en klantenservice
• Inhoud van verzoeken, klachten en communicatie met QTeam

3.4 Factuur- en betalingsgegevens

• Factuuradres
• BTW-nummer en bedrijfsgegevens voor zakelijke klanten
• Transactiereferenties, bedrag, betalingsstatus en gegevens die nodig zijn voor de facturering

Alle betalingen aan de bankterminal (bv. Bancontact, creditcard…) worden verwerkt door een gespecialiseerde dienstverlener. QTeam bewaart deze gegevens niet.

3.5 Navigatiegegevens en technische gegevens

• IP-adres
• Type apparaat, besturingssysteem en browser
• Technische identificatiegegevens
• Bezochte pagina’s, klikken, zoekopdrachten, navigatiepaden en sessieduur
• Informatie afkomstig van cookies en andere trackers, afhankelijk van uw keuzes

3.6 Marketing, voorkeuren en enquêtes

• Communicatievoorkeuren en toestemmingen
• Interacties met e-mails of sms-berichten
• Deelname aan wedstrijden, promoties of enquêtes
• Antwoorden op tevredenheidsenquêtes, NPS/CSAT en klantbeoordelingen
• Informatie die, indien toegestaan, wordt gebruikt om communicatie te segmenteren of te personaliseren

3.7 Locatiegegevens

Wanneer een dienst een locatie vereist – bijvoorbeeld bij een hulpverlening – mogen locatiegegevens uitsluitend worden verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor het verlenen van de dienst.

4. Doeleinden en rechtsgrondslagen

5. Direct marketing en personalisatie 

QTeam kan u informatie sturen over zijn producten, diensten, aanbiedingen of nieuws, met inachtneming van de toepasselijke regelgeving.

Wanneer uw toestemming vereist is, wordt deze verkregen voordat de betreffende berichten worden verzonden.

Wanneer direct marketing op een andere wettelijk toepasselijke rechtsgrondslag berust, hebt u met name het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden.

QTeam kan, wanneer dit wettelijk is toegestaan, ook bepaalde informatie over uw voertuig, uw aankopen, de door u gebruikte diensten, uw voorkeuren of uw interacties gebruiken om zijn communicatie te segmenteren, zijn aanbevelingen te verbeteren of bepaalde aanbiedingen te personaliseren.

Wanneer deze verwerkingen op uw toestemming berusten, kunt u deze te allen tijde intrekken.

QTeam maakt geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die juridische gevolgen voor u heeft of u in aanzienlijke mate beïnvloedt, tenzij aan de voorwaarden van de AVG is voldaan.

6. Waar komen uw gegevens vandaan?

Wij kunnen uw gegevens verkrijgen:

• rechtstreeks van u;
• van uw werkgever;
• van uw wagenparkbeheerder;
• van een leasemaatschappij;
• van een assistentiepartner;
• via een QTeam-centrum of een andere QTeam-entiteit;
• van automobiel- of technische databases;
• van partners die betrokken zijn bij een dienst of een promotie;
• uit openbaar toegankelijke bronnen, wanneer het gebruik daarvan wettelijk is toegestaan.

Wanneer wij uw gegevens van een andere organisatie ontvangen, verstrekken wij u de informatie die volgens de toepasselijke regelgeving vereist is, met name met betrekking tot de herkomst van de gegevens wanneer dat nodig is.

7. Met wie delen wij uw gegevens?

• QTeam verkoopt uw persoonsgegevens niet. We kunnen ze echter, voor zover nodig, delen met:
• De entiteiten van de QTeam-groep die bij de dienst betrokken zijn
• Het gekozen QTeam-centrum of het centrum dat met de interventie is belast
• IT-dienstverleners, hostingproviders en aanbieders van cloudoplossingen
• Betalingsproviders
• CRM-, e-mail-, sms- en klantenservicedienstverleners
• Dienstverleners op het gebied van bezoekersmetingen, reclame en personalisatie, afhankelijk van uw cookievoorkeuren
• Logistieke partners
• Fabrikanten of leveranciers wanneer dit nodig is voor een garantie, een commerciële actie of een aangevraagde dienst
• Vloot-, lease- en hulpverleningspartners of werkgevers wanneer de dienstverlening in dit kader plaatsvindt
• Dienstverleners op het gebied van tevredenheidsonderzoeken en klantbeoordelingen
• Adviseurs, accountants, verzekeraars en bevoegde autoriteiten wanneer de wet dit toestaat of voorschrijft

Voor sollicitanten en medewerkers kunnen persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk, eveneens worden gedeeld met:

• Entiteiten binnen de QTeam-groep die betrokken zijn bij de aanwervings- of personeelsadministratie.
• Externe rekruterings- en selectiebureaus.
• Leveranciers van HR-, payroll- en tijdsregistratiesystemen.
• Sociale secretariaten.
• Verzekeringsmaatschappijen en arbeidsongevallendiensten.
• Externe preventiediensten en arbeidsgeneeskundige diensten.
• Opleidings- en certificeringsorganisaties.
• Overheidsinstanties, sociale zekerheidsinstellingen en fiscale autoriteiten wanneer dit wettelijk verplicht is.
• IT-dienstverleners die systemen voor personeelsadministratie, communicatie, toegangsbeheer of beveiliging ondersteunen.
• Juridische adviseurs, auditors en andere professionele dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze wettelijke of contractuele verplichtingen.

Onderaannemers handelen in opdracht van QTeam en zijn contractueel verplicht om een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.

8. Zakelijke klanten, wagenparken, leasing en pechhulp

In het kader van de diensten voor bedrijven, particuliere of openbare wagenparken, leasemaatschappijen of hulpverleningspartners kan QTeam de gegevens verwerken van:

• contactpersonen;
• vlootbeheerders;
• medewerkers;
• bestuurders;
• personen die bevoegd zijn om een interventie aan te vragen of goed te keuren.

In dit kader kunnen de gegevens met name door de werkgever, de wagenparkbeheerder, de leasemaatschappij of de hulpverleningspartner aan QTeam worden verstrekt.

Afhankelijk van de betreffende dienst en de toepasselijke contractuele afspraken kan QTeam optreden als verwerkingsverantwoordelijke, verwerker of, indien aan de voorwaarden is voldaan, als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke.

De rol van elke partij wordt bepaald in overeenstemming met de AVG en de toepasselijke contracten.

9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

QTeam geeft de voorkeur aan gegevensverwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Sommige leveranciers kunnen echter gegevens verwerken vanuit een derde land. 

10. Bewaartermijnen

QTeam bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is voorgeschreven of toegestaan.

De bewaartermijn hangt met name af van:

* de aard van de gegevens;

* het doel van de verwerking;

* de duur van de contractuele relatie;

* de toepasselijke wettelijke verplichtingen;

* de verjaringstermijnen;

* de noodzaak om onze rechten te verdedigen.

In het algemeen:

11. Cookies en andere trackers

De QTeam-website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën, met name wanneer dit noodzakelijk is voor de werking van de website of wanneer u hiervoor toestemming hebt gegeven.

Strikt noodzakelijke cookies mogen worden gebruikt wanneer ze onmisbaar zijn voor de werking van de website of voor het leveren van een door u gevraagde dienst.

Cookies en trackers die niet strikt noodzakelijk zijn, worden pas geactiveerd nadat uw toestemming is verkregen, wanneer dit wettelijk vereist is.

QTeam maakt gebruik van Cookiebot om de voorkeuren met betrekking tot cookies en andere trackers te beheren.

U kunt uw keuzes accepteren, weigeren of aanpassen en deze op elk moment wijzigen of intrekken via de tool voor cookiebeheer die op de website beschikbaar is.

Raadpleeg voor meer informatie ons QTeam/cookiebeleid.

12. Sociale media en online advertenties

Wanneer u met QTeam communiceert op platforms van derden (Meta, Google, LinkedIn, YouTube) of wanneer advertentietools met uw toestemming worden geactiveerd, kunnen gegevens door de beheerders van deze platforms worden verwerkt volgens hun eigen beleid.

13. Nieuwsbrieven, sms-berichten en het meten van communicatie

Elektronische berichten kunnen technologieën bevatten waarmee de afleverbaarheid, het aantal geopende berichten of het aantal klikken kan worden gemeten, voor zover dit wettelijk is toegestaan en, indien nodig, met uw toestemming. Deze gegevens worden gebruikt om de prestaties van de berichten te evalueren en de inhoud ervan aan te passen. Elk marketingbericht biedt een eenvoudige manier om u af te melden.

14. Klantbeoordelingen en tevredenheidsenquêtes

QTeam kan u uitnodigen om een dienst te beoordelen of een enquête in te vullen. Wanneer we gebruikmaken van een externe dienstverlener, worden de strikt noodzakelijke gegevens aan deze dienstverlener doorgegeven in overeenstemming met de toepasselijke overeenkomst. Voordat een beoordeling wordt gepubliceerd, wordt de gebruiker geïnformeerd over de gegevens die openbaar zullen worden gemaakt.

15. Beveiliging

QTeam implementeert technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op het risico, met name om ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging, openbaarmaking of misbruik van gegevens te voorkomen. Deze maatregelen worden herzien in het licht van de ontwikkeling van risico’s, technologieën en diensten.

16. Wat zijn uw rechten?

Onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de AVG en de toepasselijke wetgeving kunt u met name de volgende rechten uitoefenen:

• recht op inzage in uw gegevens;
• recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op verwijdering wanneer aan de voorwaarden is voldaan;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op gegevensoverdraagbaarheid wanneer dit recht van toepassing is;
• recht om bezwaar te maken, met name tegen verwerking voor direct marketingdoeleinden;
• het recht om uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd;
• rechten met betrekking tot uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming, onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de AVG.

De uitoefening van bepaalde rechten kan worden beperkt in de gevallen waarin de AVG of de toepasselijke wetgeving voorziet.

Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerkingen die vóór deze intrekking hebben plaatsgevonden.

17. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Richt uw verzoek aan privacy@qteam.be. Dit verzoek is gratis.

Geef uw verzoek voldoende duidelijk aan, zodat QTeam de betreffende gegevens en verwerkingen kan identificeren. Wanneer dit nodig is om uw identiteit te verifiëren, kan QTeam om aanvullende, evenredige informatie vragen. Een kopie van een identiteitsbewijs mag niet stelselmatig worden geëist.

18. Klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit

Als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de toepasselijke regelgeving, kunt u contact opnemen met QTeam zodat wij uw verzoek kunnen onderzoeken: privacy@qteam.be 

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit voor gegevensbescherming (GBA):

Autoriteit voor gegevensbescherming
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Informatie over de contactgegevens en de procedure voor het indienen van een klacht vindt u op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: gegevensbeschermingsautoriteit.be

19. Externe links

De website kan links naar diensten van derden bevatten. QTeam is niet verantwoordelijk voor hun privacybeleid. Wij raden u aan hun beleid te raadplegen voordat u gegevens aan hen verstrekt.

20. Bijwerking van het beleid

QTeam kan dit beleid wijzigen om onder meer rekening te houden met:

• wijzigingen in wet- en regelgeving;
• technische ontwikkelingen;
• de ontwikkeling van onze diensten;
• nieuwe functionaliteiten;
• organisatorische veranderingen.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op de website QTeam.be. Wanneer de wijzigingen ingrijpend zijn en een wezenlijke invloed hebben op uw rechten of op de manier waarop uw gegevens worden gebruikt, zal QTeam de nodige maatregelen nemen om u hierover te informeren.

Laatste update: 1/10/2026